M&O in Balans, 7e druk, vwo. Hoofdstuk 37 Informatievoorziening en controle, samenvatting d.d. 18-2-2014.

Relatie doelstellingen en informatie, niveau van management en informatiebehoefte:

• meer soorten informatie als een doelstelling of managementniveau hoger in de rangorde staat;
• minder gedetailleerde gegevens van elke soort informatie.

De organisatiestructuur en de informatieverzorging zijn afhankelijk van: de soort, de grootte en het doel van de organisatie.

De meeste handelsondernemingen hebben een lijn‑staforganisatie met een functionele indeling. Een functionele indeling is een groepering van taken en personen naar functie.

Oorzaken van afwijking van de informatievoorziening in een industriële onderneming in vergelijking met een handelsonderneming zijn:

• de organisatiestructuur is ingewikkelder;
• er is geen verband tussen uitgaande geldstromen en inkomende geldstromen;
• langeretermijnplanning door hogere investeringen.

In het algemeen maakt een organisatie gebruik van ict als dat voor die organisatie voordelen oplevert.

Voordelen ict-gebruik: kostenbesparingen, snelheidswinst en verbetering van de informatievoorziening.

Nadelen ict-gebruik: de ondoorzichtigheid van programma’s, afhankelijkheid van derden en  kwetsbaarheid.

Veelvoorkomende toepassingen van ict zijn: computerboekhouden, d‑bases, spreadsheets, planningprogramma’s en presentatieprogramma’s.

Veel ondernemingen gebruiken ERP-systemen. Dit zijn computerprogramma’s waarmee we de resources (bronnen) in een onderneming kunnen plannen en beheren. In ERP-systemen leggen we onder andere de financiële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop- en verkoopadministratie, de personeelsadministratie en de technische gegevens vast.

Voordelen van een ERP-systeem zijn dat iemand maar één keer gegevens hoeft in te voeren, alle gegevens zitten bij elkaar, de toegankelijk is beter en een sneller overzicht is mogelijk.

Nadelen van ERP-systemen zijn de vaak hoge kosten, langdurige implementatietraject, de afhankelijkheid van systeem en leverancier, en de noodzaak tot goede toegangsbeveiligingen.

Binnen de controletechnische functiescheiding onderscheiden we beschikkende of beherende, bewarende, registrerende, controlerende en uitvoerende functies.

Een medewerker die meer dan één soort functie heeft, kan eenvoudiger frauderen. Functievermenging vindt plaats als een medewerker meerdere soorten functies heeft.

Toegangscontrole kan plaatsvinden via wachtwoorden, pasjes, vingerafdrukken enzovoort. Tussen verschillende grootheden bestaat een onderling verband dat we kunnen controleren. Dit noemen we verbandscontrole.

Cijferbeoordeling is het vergelijken van de cijfers van een bepaalde periode met andere cijfers.

De voortgangscontrole bestaat om te zorgen voor een ongestoord productieproces: controle op halen planning met betrekking tot de tijd, de normen en de kwaliteitscontroles.

Klik hier om deze samenvatting te downloaden